Senin, 24 Mei 2010

macam-macam metode pelatihan implementasi sistem

Tuliskan dan Jelaskan Macam-Macam Metode Pelatihan Implementasi Sistem?

TAHAPAN IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI
METODOLOGI UMUM PELAKSANAAN PROYEK SISTEM INFORMASI
Pengembangan sebuah sistem informasi dalam sebuah perusahaan dilakukan dengan pendekatan manajemen proyek (project management). Lepas dari berbagai variasi proyek-proyek teknologi informasi yang ada – seperti pembuatan aplikasi, penerapan perangkat lunak, konstruksi infrastruktur jaringan, dan lain sebagainya – metodologi yang dipergunakan secara umum adalah sama. Setidak-tidaknya ada enam buah tahapan yang harus dilalui: perencanaan, analisa, desain, konstruksi, implementasi, dan pasca implementasi. Masing-masing konsultan atau para praktisi teknologi informasi biasanya memiliki variasinya masing-masing yang secara prinsip tidak lepas dari keenam langkah metodologi di atas. Artikel ini membahas apa saja yang harus dilakukan pada masing-masing tahap.
METODOLOGI GENERIK
Secara umum, proyek-proyek sistem informasi dalam perusahaan atau organisasi dapat dikategorikan menjadi tiga kelompok besar. Kelompok pertama adalah proyek yang bersifat pembangunan jaringan infrastruktur teknologi informasi, menyangkut hal-hal mulai dari pengadaan dan instalasi komputer secara stand-alone, sampai dengan perencanaan dan pengembangan infrastruktur jaringan LAN (Local Area Network) dan WAN (Wide Area Network). Kelompok kedua adalah berupa implementasi dari paket program aplikasi yang dibeli di pasaran dan diterapkan di perusahaan, mulai dari software kecil seperti produk-produk retail Microsoft sampai dengan aplikasi terintegrasi berbasis ERP, seperti SAP dan BAAN. Kelompok terakhir adalah perencanaan dan pengembangan aplikasi yang dibuat sendiri secara khusus (customized software), baik oleh internal perusahaan maupun dengan bekerja sama dengan pihak luar seperti konsultan dan software house. Lepas dari perbedaan karakteristik yang melatarbelakangi ketiga jenis proyek tersebut, secara garis besar ada enam tahap yang biasa dijadikan sebagai batu pijakan atau metodologi dalam melaksanakan aktivitas pengembangan tersebut.
TAHAP PERENCANAAN
Tahap pertama adalah perencanaan. Langkah ini merupakan suatu rangkaian kegiatan semenjak ide pertama yang melatarbelakangi pelaksanaan proyek ini didapat, pendefinisian awal terhadap kebutuhan detil atau target yang harus dicapai dari proyek tersebut, penyusunan proposal, penentuan metodologi dan sistem manajemen proyek yang digunakan, sampai dengan penunjukan tim dan instruksi untuk mengeksekusi (memulai) proyek yang bersangkutan. Biasanya ada dua pihak yang terlibat langsung dalam proyek perencanaan ini. Pihak pertama adalah pihak yang membutuhkan (demand side) eksistensi dari suatu sistem informasi, dalam hal ini adalah perusahaan, lembaga, institusi, atau organisasi yang bersangkutan. Pihak kedua adalah pihak yang berusaha menjawab kebutuhan tersebut (supply side) dalam bentuk pengembangan teknologi informasi. Kelompok ini biasanya merupakan gabungan dari para personel yang terkait dengan latar belakang ilmu dan pengetahuan yang beragam (multi disiplin), seperti ahli perangkat lunak, analis bisnis dan manajemen, spesialis perangkat keras, programmer, system analyst, praktisi hukum, manajer proyek, dan beberapa karakteristik SDM lain yang terkait. Dilihat dari segi manajemen proyek sistem informasi, output yang harus dihasilkan oleh tahap perencanaan adalah berupa jadwal detil dari kelima tahapan berikutnya menyangkut masalah waktu, target deliverable, personel yang bertanggung jawab, aspek-aspek keuangan, dan hal-hal lain yang berkaitan dengan utilisasi sumber daya yang dipergunakan dalam proyek. Sebagai tambahan, standar-standar dan prosedur yang akan dipergunakan dalam melakukan pengelolaan proyek pun harus jelas dan disepakati bersama oleh seluruh anggota personel.
TAHAP ANALISA
Tahap kedua disebut sebagai tahap analisa. Secara prinsip ada dua aspek yang menjadi fokus analisa, yaitu aspek bisnis atau manajemen, dan aspek teknologi. Analisa aspek bisnis dimulai dengan mempelajari karakteristik dari perusahaan yang bersangkutan, mulai dari aspek-aspek historis, struktur kepemilikan, visi, misi, critical success factors (kunci keberhasilan usaha), performance measurements (ukuran kinerja), strategi, program-program, dan hal terkait lainnya. Tujuan dilakukannya langkah ini adalah:
• Mengetahui posisi atau peranan teknologi informasi yang paling sesuai dan relevan di perusahaan (mengingat bahwa setiap perusahaan memiliki pandangan tersendiri dan unik terhadap sumber daya teknologi yang dimiliki, yang membedakannya dengan perusahaan lain); dan
• Mempelajari fungsi-fungsi manajemen dan aspek-aspek bisnis terkait yang akan berpengaruh (memiliki dampak tertentu) terhadap proses desain, konstruksi, dan implementasi.
• Analisa aspek teknologi meliputi kegiatan-kegiatan yang bersifat menginventarisir asset teknologi informasi yang dimiliki perusahaan pada saat proyek dimulai dengan tujuan:
• Mempelajari infrastruktur teknologi informasi yang dimiliki perusahaan dan tingkat efektivitas penggunaannya selama kurun waktu tersebut; dan
• Menganalisa kemungkinan-kemungkinan diperlukannya penambahan sistem di kemudian hari (system upgrading) sehubungan akan diimplementasikannya teknologi baru.
Keluaran dari proses analisa di kedua aspek ini adalah berupa isu-isu (permasalahan) penting yang harus segera ditangani, analisa penyebabnya, dampaknya bagi bisnis perusahaan, beberapa kemungkinan skenario pemecahan dengan segala resiko cost/benefit dan trade-off, serta pilihan solusi yang direkomendasikan. Sebelum memasuki fase desain, seluruh tim harus faham mengenai isu-isu ini dan memilki komitmen untuk melanjutkan proyek yang ada ke tahap berikutnya sesuai dengan skala prioritas yang telah ditentukan (setelah memilih skenario yang disetujui bersama).
TAHAP DESAIN
Pada tahap desain, tim teknologi informasi bekerja sama dengan tim bisnis atau manajemen melakukan perancangan komponen-komponen sistem terkait. Tim teknologi informasi akan melakukan perancangan teknis dari teknologi informasi yang akan dibangun, seperti sistem basis data, jaringan komputer, metoda interfacing, teknik konversi data, metode migrasi sistem, dan lain sebagainya. Model-model umum seperti Flowchart, ER Diagram, DFD, dan lain sebagainya dipergunakan sebagai notasi umum dalam perancangan sistem secara teknis. Sementara itu secara paralel dan bersama-sama tim bisnis atau manajemen akan melakukan perancangan terhadap komponen-komponen organisasi yang terkait seperti prosedur (SOP=Standar Operation Procedures), struktur organisasi, kebijakan-kebijakan, teknik pelatihan, pendekatan SDM, dan lain sebagainya. Tim ini pun biasanya akan mempergunakan model-model umum seperti Porter’s value chain, business process mapping, strategic distinction model, BCG matrix, dan lain-lain. Sudah jelas bahwa hasil dari tahap ini berupa blue print rancangan sistem secara teknis dan secara manajemen yang akan dijadikan pegangan dalam proses konstruksi dan implementasi komponen-komponen pada sistem informasi yang akan dikembangkan.
TAHAP KONSTRUKSI
Berdasarkan desain yang telah dibuat, konstruksi atau development sistem yang sesungguhnya (secara fisik) dibangun. Tim teknis merupakan tulang punggung pelaksana tahap ini, mengingat bahwa semua hal yang bersifat konseptual harus diwujudkan dalam suatu konstruksi teknologi informasi dalam skala detil. Dari semua tahapan yang ada, tahap konstruksi inilah yang biasanya paling banyak melibatkan sumber daya terbesar, terutama dalam hal SDM, biaya, dan waktu. Kontrol terhadap manajemen proyek di tahap konstruksi harus diperketat agar tidak terjadi ketidakefisienan maupun ketidakefektivan dalam penggunaan beragam sumber daya yang ada (yang secara tidak langsung akan berdampak langsung terhadap keberhasilan proyek sistem informasi diselesaikan secara on-time). Akhir dari tahap konstruksi biasanya berupa uji coba sistem. Perbaikan-perbaikan bersifat minor biasanya harus dilakukan setelah adanya masukan-masukan setelah evaluasi diadakan.
TAHAP IMPLEMENTASI
Tahap implementasi merupakan tahap yang paling kritis karena untuk pertama kalinya sistem informasi akan dipergunakan di dalam perusahaan. Biasanya ada dua pendekatan yang dipergunakan oleh perusahaan: cut-off atau paralel. Pendekatan cut-off atau big-bang adalah suatu strategi implementasi sistem dimana dipilih sebuah hari sebagai patokan, dimana terhitung mulai hari tersebut, sistem baru mulai dipergunakan dan sistem lama sama sekali ditinggalkan. Sementara pendekatan paralel dilakukan dengan cara melakukan pengenalan sistem baru sementara sistem lama belum ditinggalkan, sehingga yang terjadi adalah berjalannya dua buah sistem secara paralal (kedua sistem biasa disebut sebagai testing environment dan production environment). Pemilihan terhadap kedua strategi tersebut tentu saja tergantung kepada perusahaan masing-masing, melihat bahwa masing-masing strategi implementasi memiliki sejumlah keuntungan dan kerugian yang berbeda. Lepas dari strategi yang dipilih, pemberian pelatihan atau training harus diberikan kepada semua pihak yang terlibat sebelum tahap implementasi dimulai. Selain untuk mengurangi resiko kegagalan, pemberian pelatihan juga berguna untuk menanamkan rasa memiliki (sense of ownership) terhadap sistem baru yang akan diterapkan, sehingga seluruh jajaran pengguna atau SDM akan dengan mudah menerima sistem tersebut dan memeliharanya di masa-masa mendatang dengan baik. Evaluasi secara berkala perlu dilakukan untuk menilai kinerja sistem baru yang diterapkan disamping untuk mengetahui isu-isu permasalahan yang timbul. Tentu saja pemecahan masalah dalam tahap implementasi harus segera dicari agar sistem tersebut dapat efektif penggunaannya.
Proyek sistem informasi biasanya ditutup setelah tahap implementasi dilakukan. Namun ada satu tahapan lagi yang harus dijaga manajemennya, yaitu tahap pasca implementasi. Dari segi teknis, yang dimaksud dengan aktivitas-aktivitas pasca implementasi adalah bagaimana manajemen pemeliharaan sistem akan dikelola (maintenance, supports and services management). Seperti halnya sumber daya yang lain, sistem informasi akan mengalami perkembangan dikemudian hari. Hal-hal seperti modifikasi sistem, interfacing ke sistem lain, perubahan hak akses sistem, penanganan terhadap fasilitas pada sistem yang rusak, merupakan beberapa contoh dari kasus-kasus yang biasa timbul dalam pemeliharaan sistem. Di sinilah perlunya dokumentasi yang baik dan transfer of knowledge dari pihak pembuat sistem ke SDM perusahaan untuk menjamin terkelolanya proses-proses pemeliharaan sistem. Tidak jarang terjadi peristiwa dimana perusahaan atau personel pembuat sistem sudah tidak diketahui lagi lokasinya setelah bertahun-tahun (mungkin perusahaannya tutup, atau yang menangani sistem sudah pindah ke tempat kerja lain). Bisa dibayangkan bagaimana perusahaan pemakai sistem terpaksa membuang sistemnya (membuat sistem baru lagi) atau melakukan tambal sulam (yang secara teknis sangat berbahaya karena tingkat integritas data yang buruk) akibat tidak adanya dokumentasi teknis yang baik atau infrastruktur manajemen pemeliharaan yang efektif.
TAHAP PASCA IMPLEMENTASI
Dari segi manajemen, tahap pasca implementasi berupa suatu aktivitas, dimana harus ada personel atau divisi dalam perusahaan yang dapat melakukan perubahan atau modifikasi terhadap sistem informasi sejalan dengan perubahan kebutuhan bisnis yang teramat sangat dinamis. Dengan kata lain, bahwa dalam era kompetisi sekarang ini, perusahaan harus mampu berubah dengan sangat cepat. Sistem informasi atau teknologi informasi yang secara teknis tidak dapat beradaptasi terhadap perubahan kebutuhan bisnis perusahaan sudah selayaknya tidak akan mendapatkan tempat yang baik. Apakah teknologi informasi di perusahaan-perusahaan dapat dengan mudah mengikuti perubahan kebutuhan bisnis secara cepat? Jika belum, sudah waktunya bagi pimpinan perusahaan berbicara dengan departemen atau divisi yang bertanggung jawab terhadap teknologi informasi di perusahaan anda. Dalam kenyataannya, sudah ada teknologi yang dapat menjawab kebutuhan ini, dan sudah terbukti efektif. Tidak ada tempat bagi perusahaan modern di tahun 2000 nanti yang masih menggunakan pendekatan sistem informasi dan teknologi informasi secara konservatif (yang bagi sebagian perusahaan besar di Indonesia masih menganggap pendekatan konservatif tersebut sebagai pendekatan ter-modern).
Sumber:
http://blogeko.com/index.php/home/detail_artikel/159/Metodologi_Umum_Pelaksanaan_Proyek_Sistem_Informasi


TAHAP PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
Pengembangan sistem informasi saat ini terbagi atas enam fase:
a. Fase Perencanaan Sistem
Dalam fase perencanaan sistem :
• Dibentuk suatu struktur kerja strategis yang luas dan pandangan system informasi baru yang jelas yang akan memenuhi kebutuhan-kebutuhan pemakai informasi.
• Proyek sistem dievaluasi dan dipisahkan berdasarkan prioritasnya. Proyek dengan prioritas tertinggi akan dipilih untuk pengembangan. Sumber daya baru direncanakan untuk, dan dana disediakan untuk mendukung pengembangan sistem.
Selama fase perencanaan sistem, dipertimbangkan :
• faktor-faktor kelayakan (feasibility factors) yang berkaitan dengan kemungkinan berhasilnya sistem informasi yang dikembangkan dan digunakan,
• faktor-faktor strategis (strategic factors) yang berkaitan dengan pendukung sistem informasi dari sasaran bisnis dipertimbangkan untuk setiap proyek yang diusulkan. Nilai-nilai yang dihasilkan dievaluasi untuk menentukan proyek sistem mana yang akan menerima prioritas yang tertinggi.
Kelayakan teknis untuk melihat apakah sistem yang diusulkan dapat dikembangkan dan diimplementasikan dengan menggunakan teknologi yang ada atau apakah teknologi yang baru dibutuhkan.
- Kelayakan ekonomis untuk melihat apakah dana yang tersedia cukup
untuk mendukung estimasi biaya untuk sistem yang diusulkan.
- Kelayakan legal untuk melihat apakah ada konflik antara sistem yang sedang dipertimbangkan dengan kemampuan perusahaan untuk melaksanakan kewajibannya secara legal.
- Kelayakan operasional untuk melihat apakah prosedur dan keahlian pegawai yang ada cukup untuk mengoperasikan sistem yang diusulkan atau apakah diperlukan penambahan/pengurangan prosedur dan keahlian.
- Kelayakan rencana berarti bahwa sistem yang diusulkan harus telah beroperasi dalam waktu yang telah ditetapkan.
- Produktivitas mengukur jumlah output yang dihasilkan oleh input yang
tersedia. Tujuan produktivitas adalah mengurangi atau menghilangkan biaya tambahan yang tidak berarti. Produktivitas ini dapat diukur dengan rasio antara biaya yang dikeluarkan dengan jumlah unit yang dihasilkan.
- Diferensiasi mengukur bagaimana suatu perusahaan dapat menawarkan produk atau pelayanan yang sangat berbeda dengan produk dan pelayanan dari saingannya. Diferensiasi dapat dicapai dengan meningkatkan kualitas, variasi, penanganan khusus, pelayanan yang lebih cepat, dan biaya yang lebih rendah.
- Manajemen melihat bagaimana sistem informasi menyediakan informasi untuk menolong manajer dalam merencanakan, mengendalikan dan membuat keputusan. Manajemen ini dapat dilihat dengan adanya laporan-laporan tentang efisiensi produktivitas setiap hari.
b. Fase Analisis Sistem
Dalam fase ini :
• Dilakukan proses penilaian, identifikasi dan evaluasi komponen dan hubungan timbal-balik yang terkait dalam pengembangan sistem; definisi masalah, tujuan, kebutuhan, prioritas dan kendala-kendala sistem; ditambah identifikasi biaya, keuntungan dan estimasi jadwal untuk solusi yang berpotensi.
• Fase analisis sistem adalah fase profesional sistem melakukan kegiatan analisis sistem.
• Laporan yang dihasilkan menyediakan suatu landasan untuk membentuk suatu tim proyek sistem dan memulai fase analisis sistem.
• Tim proyek sistem memperoleh pengertian yang lebih jelas tentang alas an untuk mengembangkan suatu sistem baru.
• Ruang lingkup analisis sistem ditentukan pada fase ini. Profesional system mewawancarai calon pemakai dan bekerja dengan pemakai yang bersangkutan untuk mencari penyelesaian masalah dan menentukan kebutuhan pemakai.
• Beberapa aspek sistem yang sedang dikembangkan mungkin tidak diketahui secara penuh pada fase ini, jadi asumsi kritis dibuat untuk memungkinkan berlanjutnya siklus hidup pengembangan sistem.
b. Fase Perancangan Sistem secara Umum/Konseptual
Arti Perancangan Sistem
- Tahap setelah analisis dari Siklus Hidup Pengembangan Sistem
- Pendefinisian dari kebutuhan kebutuhan fungsional
- Persiapan untuk rancang bangun implementasi
- Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk
- Yang dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi
- Termasuk menyangkut mengkonfirmasikan
Tujuan Perancangan Sistem
- Untuk memenuhi kebutuhan para pemakai system
- Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat
Sasaran Perancangan Sistem
- Harus berguna, mudah dipahami dan mudah digunakan
- Harus dapat mendukung tujuan utama perusahaan
- Harus efisien dan efektif untuk dapat mendukung pengolahan transaksi, pelaporan manajemen dan mendukung keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen, termasuk tugas-tugas yang lainnya yang tidak dilakukan oleh computer
- Harus dapat mempersiapkan rancang bangun yang terinci untuk masing-masing komponen dari sistem informasi yang meliputi data dan informasi, simponan data, metode-metode, prosedur-prosedur, orang-orang, perangkat keras, perangkat lunak dan pengendalian intern
Dalam fase ini :
• dibentuk alternatif-alternatif perancangan konseptual untuk pandangan pemakai. Alternatif ini merupakan perluasan kebutuhan pemakai. Alternatif perancangan konseptual memungkinkan manajer dan pemakai untuk memilih rancangan terbaik yang cocok untuk kebutuhan mereka.
• pada fase ini analis sistem mulai merancang proses dengan mengidentifikasikan laporan-laporan dan output yang akan dihasilkan oleh sistem yang diusulkan. Data masing-masing laporan ditentukan. Biasanya,perancang sistem membuat sketsa form atau tampilan yang mereka harapkan bila sistem telah selesai dibentuk. Sketsa ini dilakukan pada kertas atau pada tampilan komputer.
• Jadi, perancangan sistem secara umum berarti untuk menerangkan secara luas bagaimana setiap komponen perancangan sistem tentang output, input, proses, kendali, database dan teknologi akan dirancang. Perancangan sistem ini juga menerangkan data yang akan dimasukkan, dihitung atau disimpan. Perancang sistem memilih struktur file dan alat penyimpanan seperti disket, pita magnetik, disk magnetik atau bahkan file-
file dokumen. Prosedur-prosedur yang ditulis menjelaskan bagaimana data diproses untuk menghasilkan output.
c. Fase Evaluasi dan Seleksi Sistem
Akhir fase perancangan sistem secara umum menyediakan point utama untuk
keputusan investasi. Oleh sebab itu dalam fase evaluasi dan seleksi sistem ini
nilai kualitas sistem dan biaya/keuntungan dari laporan dengan proyek sistem
dinilai secara hati-hati dan diuraikan dalam laporan evaluasi dan seleksi
sistem.
Jika tak satupun altenatif perancangan konseptual yang dihasilkan pada fase
perancangan sistem secara umum terbukti dapat dibenarkan, maka semua
altenatif akan dibuang. Biasanya, beberapa alternatif harus terbukti dapat
dibenarkan, dan salah satunya dengan nilai tertinggi dipilih untuk pekerjaan
akhir. Bila satu alternatif perancangan sudah dipilih, maka akan dibuatkan
rekomendasi untuk sistem ini dan dibuatkan jadwal untuk perancangan
detailnya.
d. Fase Perancangan Sistem secara Detail/Fungsional
Fase perancangan sistem secara detail menyediakan spesifikasi untuk
perancangan secara konseptual. Pada fase ini semua komponen dirancang
dan dijelaskan secara detail.
Perencanaan output (layout) dirancang untuk semua layar, form-form tertentu
dan laporan-laporan yang dicetak. Semua output direview dan disetujui oleh
pemakai dan didokumentasikan. Semua input ditentukan dan format input
baik untuk layar dan form-form biasa direview dan disetujui oleh pemakai dan
didokumentasikan.
Berdasarkan perancangan output dan input, proses-proses dirancang untuk
mengubah input menjadi output. Transaksi-transaksi dicatat dan dimasukkan
secara online atau batch. Macam-macam model dikembangkan untuk
mengubah data menjadi informasi. Prosedur ditulis untuk membimbing
pemakai dan pesonel operasi agar dapat bekerja dengan sistem yang sedang
dikembangkan.
Database dirancang untuk menyimpan dan mengakses data. Kendali-kendali
yang dibutuhkan untuk melindungi sistem baru dari macam-macam ancaman
dan error ditentukan. Pada beberapa proyek sistem, teknologi baru dan
berbeda dibutuhkan untuk merancang kemampuan tambahan macam-macam
komputer, peralatan dan jaringan telekomunikasi.
Pada akhir fase ini, laporan rancangan sistem secara detail dihasilkan.
Laporan ini mungkin berisi beribu-ribu dokumen dengan semua spesifikasi
untuk masing-masing rancangan sistem yang terintegrasi menjadi satu
kesatuan. Laporan ini dapat juga dijadikan sebagai buku pedoman yang
lengkap untuk merancang, membuat kode dan menguji sistem; instalasi
peralatan; pelatihan; dan tugas-tugas implementasi lainnya.
Meskipun sejumlah orang telah me-review dan menyetujui setiap komponen
rancangan sistem, review terhadap rancangan sistem secara detail harus
dilakukan kembali secara menyeluruh dan lengkap oleh pemakai sistem dan
personel manajemen, sedangkan profesional sistem mungkin tidak terlibat
dalam kegiatan ini.
Tujuan dilakukannya review secara menyeluruh ini adalah untuk menemukan
error dan kekurangan rancangan sebelum implementasi dimulai. Jika error
dan kekurangan atau sesuatu yang hilang ditemukan sebelum implementasi
sistem, sumber daya yang bernilai dapat diselamatkan dan kesalahan yang
tidak diinginkan terhindari. Setelah semua review secara menyeluruh selesai
dilaksanakan, perubahan-perubahan dibuat dan pemakai dan manajer sistem
menandatangani laporan perancangan secara detail.
e. Fase Implementasi Sistem dan Pemeliharaan Sistem
Pada fase ini :
• sistem siap untuk dibuat dan diinstalasi.
• Sejumlah tugas harus dikoordinasi dan dilaksanakan untuk implementasi sistem baru.
• laporan implementasi yang dibuat pada fase ini ada dua bagian, yaitu rencana implementasi dalam bentuk Gantt Chart atau Program and Evaluation Review Technique (PERT) Chart dan penjadwalan proyek dan teknik manajemen. Bagian kedua adalah laporan yang menerangkan tugas penting untuk melaksanakan implementasi sistem, seperti:
− pengembangan perangkat lunak
− Persiapan lokasi peletakkan system
− Instalasi peralatan yang digunakan
− Pengujian Sistem
− Pelatihan untuk para pemakai system
− Persiapan dokumentasi
Sumber :
fportfolio.petra.ac.id/user_files/03-024/SistemDistribusi.doc
wsilfi.staff.gunadarma.ac.id
http://hippiehippy.blogspot.com/search/label/Info%20Komputer

IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI
1. Kebutuhan akan Sistem InformasiInformasi merupakan hal yang dianggap memiliki tingkat lebih tinggi dan aktif dibandingkan dengan data. Informasi yang diperoleh melalui suatu sistem dan teknologi merupakan suatu pengetahuan yang akan digunakan untuk pengambilan suatu keputusan.
Pada suatu sistem informasi terdapat komponen-komponen seperti :
• Perangkat keras (hardware) : mencakup piranti-piranti fisik seperti komputer, server, dan printer.
• Perangkat lunak (software) atau program : sekumpulan instruksi yang memungkinkan perangkat keras untuk dapat memproses data.
• Prosedur : sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan pemrosesan data dan keluaran yang dikehendaki.
• Orang : semua pihak yang bertanggung jawab dalam pengembangan sistem informasi, pemrosesan, dan penggunaan keluaran sistem informasi.
• Basis data (database) : sekumpulan tabel, hubungan, data grafis, dan lain-lain yang berkaitan dengan penyimpanan data.
• Jaringan komputer dan komunikasi data: sistem penghubung yang memungkinkan sumber (resources) dipakai secara bersama atau diakses oleh sejumlah pemakai.

Dalam Tahapan Pembangunan Sistem Informasi. Sistem Informasi diperlukan untuk beberapa tahapan yang satu sama lain saling berkaitan dan merupakan suatu siklus yang tidak pernah berhenti. Adapaun tahapan yang dilakukan adalah sebagai berikut :
A. Identifikasi
Pemahaman awal perlunya pembuatan sistem informasi dan permintaan formal untuk mengembangkan sistem informasi.
B. Inisiasi dan Perencanaan
Untuk menentukan spesifikasi kebutuhan dan untuk mengetahui bagaimana sistem informasi dapat membantu penyelesaian permasalahan. Pada tahap ini dibuat keputusan perlunya dibuat suatu aplikasi atau mengembangkan aplikasi yang sudah ada.
C. Analisis
Melakukan analisis untuk membuat spesifikasi dan mengstrukturkan kebutuhan pengguna serta menseleksi aplikasi lain yang sudah ada. Pada tahapan ini akan diperoleh spesifikasi fungsional sistem.
D. Perencanaan Logika
Mendapatkan dan menstrukturkan kebutuhan sistem informasi secara keseluruhan. Pada
tahap ini akan diperoleh spesifikasi rinci data, laporan, tampilan, dan aturan pemrosesan.
E. Perancangan Fisik
Mengembangkan spesifikasi teknologi yang akan digunakan, pada tahap ini akan diperoleh struktur program dan basisdata, serta perancangan struktur fisik.
F. Implementasi
Pembuatan program dan basisdata, melakukan instal dan menguji sistem. Pada tahapan ini akan diperoleh program aplikasi dan dokumentasi.
G. Pemeliharaan
Melakukan pemantauan kegunaan dan fungsi sistem, serta melakukan audit sistem secara periodik.

sumber : http://community.gunadarma.ac.id/blog/view/id_10153/title_1-kebutuhan-akan-sistem-informasi/






2. Prinsip Pengembangan Sistem Informasi

Sewaktu Anda melakukan proses pengembangan sistem, beberapa prinsip harus tidak boleh dilupakan. Prinsip-prinsip ini adalah sebagai berikut ini:
1. Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen.
Setelah sistem selesai dikembangkan, maka yang akan menggunakan informasi dari sistem ini adalah manajemen, sehingga sistem harus dapat mendukung, kebutuhan yang diperlukan oleh manajemen. Pada waktu Anda mengembangkan sistem, maka prinsip ini harus selalu diingat.
2. Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar.
Sistem informasi yang akan Anda kembangkan membutuhkan dana modal yang tidak sedikit, apalagi dengan digunakannya teknologi yang mutakhir.

Sistem yang dikembangkan ini merupakan investasi modal yang besar. Seperti halnya dengan investasi modal lainnya yang dilakukan oleh perusahaan, maka setiap investasi modal harus mempertimbangkan 2 hal berikut ini:
a. Semua alternatif yang ada harus diinvestigasi
Bila alternatif yang ada diabaikan dan sudah terlanjur menanamkan dana ke suatu proyek investasi tertentu, maka investor akan kehilangan kesempatan untuk menanamkan dananya ke investasi yang lain. Ekonom menyebut hal ini dengan istilah biaya kesempatan (opportunity cost). Misalnya Anda mempunyai dana sebesar Rp X,- dan bila di investasikan ke proyek A akan mendapatkan keuntungan sebesar Rp A,-, maka Rp A,- ini yang disebut dengan opportunity cost. Bila Anda tidak menginvestasikan dana Anda sebesar Rp X.- tersebut ke proyek A, tetapi ke proyek B, maka proyek B harus memberikan hasil lebih besar dari opportunity cost yang hilang akibat tidak diinvestasikan ke proyek A. oleh karena itu dari beberapa alternatip investasi yang ada harus di investigasi untuk menentukan alternatip yang terbaik atau yang paling menguntungkan.
b. Investasi yang terbaik harus bernilai.
Belum tentu alternatip terbaik merupakan investasi yang menguntungkan. Investasi terbaik ini memang menguntungkan dibandingkan dengan alternatip yang lainnnya, tetapi untuk investasi terbaik ini sendiri harus juga diukur. Investasi ini baru dikatakan menguntungkan bila bernilai yang artinya manfaat (benefit) atau hasil baliknya lebih besar dari biaya untuk memperolehnya (cost). Cost-benefit analysis atau cost-effectiveness analysis dapat digunakan untuk menentukan apakah proyek investasi tersebut bernilai atau tidak.
3. Sistem yang dikembangkan memerlukan orang-orang yang terdidik.
Manusia merupakan faktor utama yang menentukan berhasil tidaknya suatu sistem, baik dalam proses pengembangannya, penerapannya, maupun dalam proses operasinya. Oleh karena itu orang yang terlibat dalam pengembangan maupun penggunaan sistem ini harus merupakan orang yang terdidik tentang permasalahan-permasalahan yang ada dan terhadap solusi-solusi yang mungkin dilakukan. Terdidik disini bukan berarti harus secara formal duduk di perguruan tinggi, tetapi dapat dilakukan secara latihan kerja (on the job training). Analis sistem harus mempunyai pendidikan terhadap masalah yang dihadapinya. Tidaklah mungkin seorang analis sistem akan mengembangkan suatu sistem informasi bisnis tanpa mempunyai pengetahuan sedikitpun tentang bisnis atau akan mengembangkan sistem informasi akuntansi tanpa mengetahui pengetahuan sedikitpun tentang akuntansi dan teknologi komputer. Bagaimana mungkin nantinya analis sistem ini akan berkomunikasi dengan manajemen dan programmer yang akan membuat programnya. Demikian juga dengan pemakai sistem harus merupakan orang yang terdidik tentang sistem ini dan dapat dilakukan dengan memberikan on-the-job training kepada mereka tentang cara menggunakan sistem yang diterapkan.
4. Tahapan kerja dan tugas-tugas yang harus dilakukan dalam proses pengembangan sistem.
Proses pengembangan sistem umumnya melibatkan beberapa tahapan kerja dan melibatkan beberapa personil dalam bentuk suatu team untuk mengerjakannya. Pengalaman menunjukan bahwa tanpa adanya perencanaan dan koordinasi yang baik, maka proses pengembangan sistem tidak akan berhasil dengan memuaskan. Untuk maksud ini sebelum proses pengembangan sistem dilakukan, maka harus dibuat terlebih dahulu skedul kerja yang menunjukkan tahapan-tahapan kerja dan tugas-tugas pekerjaan yang akan dilakukan, sehingga proses pengembangan sistem dapat dilakukan dan selesai dengan berhasil sesuai dengan waktu dan anggaran yang direncanakan. Siklus atau Daur Hidup Pengembangan Sistem (Systems Development Life Cycle atau SDLC) umumnya menunjukkan tahapan-tahapan kerja dan tugas-tugas kerja yang harus dilakukan. Beberapa methodology pengembangan sistem juga menyediakan lebih terinci konsep kerja yang harus dilakukan dalam proses pengembangan sistem.
5. Proses pengembangan sistem tidak harus urut.
Prinsip ini kelihatannya bertentangan dengan prinsip nomor 4, tetapi tidaklah sedemikian. Tahapan kerja dari pengembangan sistem di prinsip nomor 4 menunjukkan langkah-langkah yang harus dilakukan secara bersama-sama. Ingatlah waktu adalah uang. Misalnya di dalam pengembangan sistem, perancangan output merupakan tahapan yang harus dilakukan sebelum melakukan perancangan file. Ini tidak berarti bahwa semua output harus dirancang semuanya terlebih dahulu baru dapat melakukan perancangan file, tetapi dapat dilakukan secara serentak, yaitu sewaktu proses pengadaan hardware.
6. Jangan takut membatalkan proyek.
Umumnya hal ini merupakan pantangan untuk membatalkan suatu proyek yang sedang berjalan. Keputusan untuk meneruskan suatu proyek atau membatalkannya memang harus dievaluasi dengan cermat. Untuk kasus-kasus yang tertentu, dimana suatu proyek terpaksa harus dihentikan atau dibatalkan karena sudah tidak layak lagi, maka harus dilakukan dengan tegas. Keraguan untuk terus melanjutkan proyek yang tidak layak lagi karena sudah terserapnya dana kedalam proyek ini hanya akan memubang dana yang sia-sia. Ekonom menyebut dana yang sudah terserap ini dengan istilah sunk cost dan sunk cost ini tidak relevan untuk digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan, karena biaya ini sudahtidak dapat ditarik kembali. Jika proyek yang tidak layak masih terus dilanjutkan lagi, maka dana berikutnya yang terserap akan sia-sia.
7. Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem.
Kegagalan untuk membuat suatu dokumentasi kerja adalah salah satu hal yang sering terjadi dan merupakan kesalahan kritis yang dibuat oleh analis sistem. Banyak analis sistem yang membicarakan pentingnya dokumentasi. Mereka membuat dokumentasi hasil dari analisis setelah mereka selesai mengembangkan sistemnya dan bahkan ada yang tidak membuat dokumentasi ini. Dokumentasi ini seharusnya dibuat pada waktu proses dari pengembangan sistem itu sendiri masih dalam proses, karena dokumentasi ini dapat dihasilkan dari hasil kerja tiap-tiap langkah di pengemangan sistem. Dokumentasi yang dibuat dan dikumpulkan selama proses dari pengembangan sistem dapat digunakan untuk bahan komunikasi antara analis sistem dengan pemakai sistem dan dapat digunakan untuk mendorong keterlibatan pemakai sistem.

Sumber : http://ipoen.blogspot.com/2010/01/prinsip-pengembangan-sistem.html




3. Tahap Pengembangan Sistem Informasi

Pengembangan sistem informasi saat ini terbagi atas enam fase
a. Fase Perencanaan Sistem
Dalam fase perencanaan sistem :
• Dibentuk suatu struktur kerja strategis yang luas dan pandangan sistem
informasi baru yang jelas yang akan memenuhi kebutuhan-kebutuhan
pemakai informasi.
• Proyek sistem dievaluasi dan dipisahkan berdasarkan prioritasnya. Proyek
dengan prioritas tertinggi akan dipilih untuk pengembangan.
• Sumber daya baru direncanakan untuk, dan dana disediakan untuk
mendukung pengembangan sistem.

Selama fase perencanaan sistem, dipertimbangkan :
• faktor-faktor kelayakan (feasibility factors) yang berkaitan dengan
kemungkinan berhasilnya sistem informasi yang dikembangkan dan
digunakan,
• faktor-faktor strategis (strategic factors) yang berkaitan dengan
pendukung sistem informasi dari sasaran bisnis dipertimbangkan untuk
setiap proyek yang diusulkan. Nilai-nilai yang dihasilkan dievaluasi untuk
menentukan proyek sistem mana yang akan menerima prioritas yang
tertinggi.

- Kelayakan teknis untuk melihat apakah sistem yang diusulkan dapat
dikembangkan dan diimplementasikan dengan menggunakan teknologi
yang ada atau apakah teknologi yang baru dibutuhkan.
- Kelayakan ekonomis untuk melihat apakah dana yang tersedia cukup
untuk mendukung estimasi biaya untuk sistem yang diusulkan.
- Kelayakan legal untuk melihat apakah ada konflik antara sistem yang
sedang dipertimbangkan dengan kemampuan perusahaan untuk
melaksanakan kewajibannya secara legal.
- Kelayakan operasional untuk melihat apakah prosedur dan keahlian
pegawai yang ada cukup untuk mengoperasikan sistem yang diusulkan
atau apakah diperlukan penambahan/pengurangan prosedur dan keahlian.
- Kelayakan rencana berarti bahwa sistem yang diusulkan harus telah
beroperasi dalam waktu yang telah ditetapkan.
- Produktivitas mengukur jumlah output yang dihasilkan oleh input yang
tersedia. Tujuan produktivitas adalah mengurangi atau menghilangkan
biaya tambahan yang tidak berarti. Produktivitas ini dapat diukur dengan
rasio antara biaya yang dikeluarkan dengan jumlah unit yang dihasilkan.
- Diferensiasi mengukur bagaimana suatu perusahaan dapat menawarkan
produk atau pelayanan yang sangat berbeda dengan produk dan
pelayanan dari saingannya. Diferensiasi dapat dicapai dengan
meningkatkan kualitas, variasi, penanganan khusus, pelayanan yang lebih
cepat, dan biaya yang lebih rendah.
- Manajemen melihat bagaimana sistem informasi menyediakan informasi
untuk menolong manajer dalam merencanakan, mengendalikan dan
membuat keputusan. Manajemen ini dapat dilihat dengan adanya laporan-
laporan tentang efisiensi produktivitas setiap hari.

b. Fase Analisis Sistem
Dalam fase ini :
• Dilakukan proses penilaian, identifikasi dan evaluasi komponen dan
hubungan timbal-balik yang terkait dalam pengembangan sistem; definisi
masalah, tujuan, kebutuhan, prioritas dan kendala-kendala sistem;
ditambah identifikasi biaya, keuntungan dan estimasi jadwal untuk solusi
yang berpotensi.
• Fase analisis sistem adalah fase profesional sistem melakukan kegiatan
analisis sistem.
• Laporan yang dihasilkan menyediakan suatu landasan untuk membentuk
suatu tim proyek sistem dan memulai fase analisis sistem.
• Tim proyek sistem memperoleh pengertian yang lebih jelas tentang alasan
untuk mengembangkan suatu sistem baru.
• Ruang lingkup analisis sistem ditentukan pada fase ini. Profesional sistem
mewawancarai calon pemakai dan bekerja dengan pemakai yang bersangkutan untuk mencari penyelesaian masalah dan menentukan kebutuhan pemakai.
• Beberapa aspek sistem yang sedang dikembangkan mungkin tidak diketahui secara penuh pada fase ini, jadi asumsi kritis dibuat untuk memungkinkan berlanjutnya siklus hidup pengembangan sistem.

b. Fase Perancangan Sistem secara Umum/Konseptual
Arti Perancangan Sistem
- Tahap setelah analisis dari Siklus Hidup Pengembangan Sistem
- Pendefinisian dari kebutuhan kebutuhan fungsional
- Persiapan untuk rancang bangun implementasi
- Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk
- Yang dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi
- Termasuk menyangkut mengkonfirmasikan

Tujuan Perancangan Sistem
- Untuk memenuhi kebutuhan para pemakai system
- Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat

Sasaran Perancangan Sistem
- Harus berguna, mudah dipahami dan mudah digunakan
- Harus dapat mendukung tujuan utama perusahaan
- Harus efisien dan efektif untuk dapat mendukung pengolahan transaksi,
pelaporan manajemen dan mendukung keputusan yang akan dilakukan
oleh manajemen, termasuk tugas-tugas yang lainnya yang tidak dilakukan
oleh computer
- Harus dapat mempersiapkan rancang bangun yang terinci untuk masing-
masing komponen dari sistem informasi yang meliputi data dan informasi,
simponan data, metode-metode, prosedur-prosedur, orang-orang,
perangkat keras, perangkat lunak dan pengendalian intern

Dalam fase ini :
• dibentuk alternatif-alternatif perancangan konseptual untuk pandangan
pemakai. Alternatif ini merupakan perluasan kebutuhan pemakai. Alternatif
perancangan konseptual memungkinkan manajer dan pemakai untuk
memilih rancangan terbaik yang cocok untuk kebutuhan mereka.

• pada fase ini analis sistem mulai merancang proses dengan meng-
identifikasikan laporan-laporan dan output yang akan dihasilkan oleh
sistem yang diusulkan. Data masing-masing laporan ditentukan. Biasanya,perancang sistem membuat sketsa form atau tampilan yang mereka harapkan bila sistem telah selesai dibentuk. Sketsa ini dilakukan pada kertas atau pada tampilan komputer.

• Jadi, perancangan sistem secara umum berarti untuk menerangkan
secara luas bagaimana setiap komponen perancangan sistem tentang
output, input, proses, kendali, database dan teknologi akan dirancang.
Perancangan sistem ini juga menerangkan data yang akan dimasukkan, dihitung atau disimpan. Perancang sistem memilih struktur file dan alat penyimpanan seperti disket, pita magnetik, disk magnetik atau bahkan file- file dokumen. Prosedur-prosedur yang ditulis menjelaskan bagaimana data diproses untuk menghasilkan output.

d. Fase Evaluasi dan Seleksi Sistem
Akhir fase perancangan sistem secara umum menyediakan point utama untuk
keputusan investasi. Oleh sebab itu dalam fase evaluasi dan seleksi sistem ini
nilai kualitas sistem dan biaya/keuntungan dari laporan dengan proyek sistem
dinilai secara hati-hati dan diuraikan dalam laporan evaluasi dan seleksi
sistem.
Jika tak satupun altenatif perancangan konseptual yang dihasilkan pada fase
perancangan sistem secara umum terbukti dapat dibenarkan, maka semua
altenatif akan dibuang. Biasanya, beberapa alternatif harus terbukti dapat
dibenarkan, dan salah satunya dengan nilai tertinggi dipilih untuk pekerjaan
akhir. Bila satu alternatif perancangan sudah dipilih, maka akan dibuatkan
rekomendasi untuk sistem ini dan dibuatkan jadwal untuk perancangan
detailnya.

f. Fase Perancangan Sistem secara Detail/Fungsional
Fase perancangan sistem secara detail menyediakan spesifikasi untuk
perancangan secara konseptual. Pada fase ini semua komponen dirancang dan dijelaskan secara detail.
Perencanaan output (layout) dirancang untuk semua layar, form-form tertentu
dan laporan-laporan yang dicetak. Semua output direview dan disetujui oleh
pemakai dan didokumentasikan. Semua input ditentukan dan format input
baik untuk layar dan form-form biasa direview dan disetujui oleh pemakai dan
didokumentasikan.

Berdasarkan perancangan output dan input, proses-proses dirancang untuk
mengubah input menjadi output. Transaksi-transaksi dicatat dan dimasukkan
secara online atau batch. Macam-macam model dikembangkan untuk
mengubah data menjadi informasi. Prosedur ditulis untuk membimbing
pemakai dan pesonel operasi agar dapat bekerja dengan sistem yang sedang
dikembangkan.

Database dirancang untuk menyimpan dan mengakses data. Kendali-kendali
yang dibutuhkan untuk melindungi sistem baru dari macam-macam ancaman
dan error ditentukan. Pada beberapa proyek sistem, teknologi baru dan
berbeda dibutuhkan untuk merancang kemampuan tambahan macam-macam
komputer, peralatan dan jaringan telekomunikasi.

Pada akhir fase ini, laporan rancangan sistem secara detail dihasilkan.
Laporan ini mungkin berisi beribu-ribu dokumen dengan semua spesifikasi
untuk masing-masing rancangan sistem yang terintegrasi menjadi satu
kesatuan. Laporan ini dapat juga dijadikan sebagai buku pedoman yang
lengkap untuk merancang, membuat kode dan menguji sistem; instalasi
peralatan; pelatihan; dan tugas-tugas implementasi lainnya.

Meskipun sejumlah orang telah me-review dan menyetujui setiap komponen
rancangan sistem, review terhadap rancangan sistem secara detail harus
dilakukan kembali secara menyeluruh dan lengkap oleh pemakai sistem dan
personel manajemen, sedangkan profesional sistem mungkin tidak terlibat
dalam kegiatan ini.

Tujuan dilakukannya review secara menyeluruh ini adalah untuk menemukan
error dan kekurangan rancangan sebelum implementasi dimulai. Jika error
dan kekurangan atau sesuatu yang hilang ditemukan sebelum implementasi
sistem, sumber daya yang bernilai dapat diselamatkan dan kesalahan yang
tidak diinginkan terhindari. Setelah semua review secara menyeluruh selesai
dilaksanakan, perubahan-perubahan dibuat dan pemakai dan manajer sistem
menandatangani laporan perancangan secara detail.

g. Fase Implementasi Sistem dan Pemeliharaan Sistem
Pada fase ini :
• sistem siap untuk dibuat dan diinstalasi.
• Sejumlah tugas harus dikoordinasi dan dilaksanakan untuk implementasi
sistem baru.
• laporan implementasi yang dibuat pada fase ini ada dua bagian, yaitu rencana implementasi dalam bentuk Gantt Chart atau Program and
Evaluation Review Technique (PERT) Chart dan penjadwalan proyek dan teknik manajemen. Bagian kedua adalah laporan yang menerangkan tugas penting untuk melaksanakan implementasi sistem, seperti :
− pengembangan perangkat lunak
− Persiapan lokasi peletakkan system
− Instalasi peralatan yang digunakan
− Pengujian Sistem
− Pelatihan untuk para pemakai system
− Persiapan dokumentasi

Sumber:fportfolio.petra.ac.id/user_files/03-024/SistemDistribusi.doc wsilfi.staff.gunadarma.ac.id

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar